Module 01 · Dossier du personnel
Le dossier du personnel qui fait foi.
Identité, contrat, poste, site, manager, documents et historique des mouvements. Une seule fiche par salarié, que tous les autres modules alimentent, et un registre du personnel qui se tient tout seul.
Une fiche, pas cinq fichiers.
Tout ce que la RH sait d'un salarié est au même endroit : état civil, contrat, rémunération, documents, absences, entretiens. Le manager voit ce que son rôle permet, le salarié voit sa propre fiche.
- Contrats CDI, CDD, ANAPEC et stage, avec dates clés
- CIN, CNSS, diplômes, RIB et attestations classés et datés
- Champs personnalisés par société
- Recherche et filtres par site, service, contrat
Les dates qui comptent arrivent avant l'échéance.
Fin de CDD, fin de période d'essai, CIN expirée, visite médicale : SmartHR vous prévient 30 jours avant, avec le modèle d'avenant ou de courrier prêt.
- Alertes de fin de contrat et de période d'essai
- Documents manquants ou expirés signalés par salarié
- Taux de complétude des dossiers par site
- Relance automatique du salarié pour les pièces
L'historique complet, pour la RH et pour un contrôle.
Promotions, mutations entre sites, changements de salaire et de poste : chaque mouvement est daté et tracé. Le registre du personnel se génère à partir des fiches, prêt pour l'inspection du travail.
- Historique des postes, sites, managers et salaires
- Registre du personnel exportable à tout moment
- Organigramme généré depuis les rattachements
- Journal d'audit : qui a modifié quoi, quand
Inclus
Ce que contient chaque dossier.
Identité et coordonnées
État civil, CIN, CNSS, adresse, contact d'urgence, situation familiale.
Contrat et poste
Type de contrat, catégorie, poste, site, service, manager, temps de travail.
Rémunération
Salaire de base, primes fixes, historique, masqués hors RH et direction.
Documents
Pièces du salarié et documents générés par SmartHR, datés et versionnés.
Absences et temps
Soldes, absences passées, pointages, heures supplémentaires.
Carrière
Entretiens, objectifs, formations suivies, mouvements internes.
Questions fréquentes
Dossier du personnel
Peut-on importer nos fichiers Excel existants ?
Oui. À la mise en place, nous reprenons vos fichiers salariés, site par site, et nous vérifions avec vous les données avant le lancement. Vous ne ressaisissez rien.
Qui voit les salaires ?
Par défaut, seuls les rôles RH et direction. Vous pouvez ouvrir l'accès à certains managers, par site, ou le fermer complètement.
Le registre du personnel est-il conforme ?
SmartHR génère le registre à partir des fiches : identité, poste, dates d'entrée et de sortie, type de contrat. Il est exportable à tout moment pour l'inspection du travail.
Gère-t-il plusieurs sociétés ?
Oui. Chaque société a ses sites, ses règles et ses salariés ; la direction a une vue consolidée sur le groupe.
Un seul registre
Les autres modules SmartHR
Un dossier par salarié, à jour, sans relance.
Une démo de 30 minutes avec vos fichiers et vos sites.